Che sia formale o informale, promozionale o commerciale, ci sono alcuni accorgimenti necessari da seguire per scrivere bene una email.
Non basta infatti evitare errori grammaticali, è necessario seguire alcuni consigli che si possono adattare ad ogni situazione e ti permetteranno di scrivere correttamente una email per ogni tipo di destinatario e intento.
Luisa Carrada, editor e docente di scrittura professionale, ha scritto il libro Scrivere una Mail in cui espone il percorso giusto per scrivere bene una email e sì, può essere anche un ottimo regalo di Natale 🙂
Vediamo insieme i suoi consigli.
Per prima cosa
E’ necessario far capire subito chi è il mittente. In poche parole, un utente che riceve centinaia di mail al giorno cestinerà subito quelle che non presentano un nome riconoscibile.
Il nostro nome o il nome della nostra azienda è un mittente giusto: via i dettagli inutili come srl o spa e far comparire subito o il nome di una persona o quello dell’azienda. A volte, quando si tratta di un’azienda, si può anche inserire un nome di persona.
Ad esempio, alcuni giornali inviano newsletter curate da giornalisti e il mittente coincide con il giornalista. Anche la mail deve essere chiara: [email protected] è un indirizzo chiaro. (Francesco Costa è giornalista del Post).
Insomma, niente numeri o nickname nell’indirizzo email del mittente.
L’oggetto
L’oggetto della mail è un altro aspetto importante. Infatti, nell’oggetto è racchiuso praticamente il contenuto dell’intera email. In quelle 50 parole (50 in modo tale che si legga per intero l’oggetto) si deve stuzzicare la curiosità del destinatario, spiegare l’intento della mail e, soprattutto, spingere ad aprirla.
Funziona un po’ come funzionano i titoli di giornale: estrema sintesi e ricchezza di informazioni. Dobbiamo riuscire, nell’oggetto, a condensare il maggior numero di parole chiave. Tagliare gli articoli (stile telegrafico) può essere utile così come usare la punteggiatura giusta: i due punti fanno risparmiare spazio.
Nell’oggetto si può anche esortare e richiedere attenzione, ma è meglio non utilizzare parole tutte in maiuscolo. Oppure si può ricorrere a un po’ di mistero, per invogliare il destinatario ad aprire la mail stuzzicando la sua curiosità.
Anche il tono di voce cambia in base a come scriviamo l’oggetto della nostra email.
Ad esempio, se voglio far presente ad un collega che un lavoro è meglio se fatto in modo diverso posso scrivere: “doverosa precisazione”, in cui il tono di voce può mettere in agitazione, oppure posso scrivere “per lavorare tutti meglio :)” in cui invito alla correzione in modo educato e gentile.
L’utilizzo di emoticon è concesso, sempre senza esagerare.
Il testo:
Cominciare il testo di una mail con il nome del destinatario è un modo per rendere il testo più amichevole verso chi lo riceverà. Nel caso di un’azienda si può ricorrere al “Gentile Cliente” se non si conosce il nome del destinatario. Al contrario, può essere segno di trascuratezza non inserire appunto il nome del destinatario. L’utilizzo di “gentile” permette di essere calorosi ma rispettosi e in più è un aggettivo molto versatile: può essere utilizzato sia per gli uomini che per le donne.
La cosa certa è che per scrivere correttamente una mail bisogna arrivare al punto di ciò che si vuole comunicare nelle prime righe del testo: soprattutto con l’utilizzo degli smartphone le persone sono abituate a leggere in fretta e quasi mai arrivano al fondo della email. E’ quindi importate dire tutto e subito.
Ad esempio, se chiediamo di controllare un documento, è inutile perdersi in introduzioni ed esordire con “ti invio l’ultimo report per un tuo controllo”.
Se nell’oggetto siamo stati chiari su ciò che vogliamo comunicare possiamo iniziare il testo della nostra mail in modo chiaro e veloce, non brusco ma deciso.
Evitare formule rituali:
come “inoltro la presente” o “come da accordi intercorsi”. Risultano spesso fredde e stereotipate, meglio cominciare con “ti scrivo per dirti” o “come ci siamo già detti”. Evitare le formule rituali non vuol dire cominciare in modo duro: se infatti è da molto tempo che non sentiamo il destinatario della nostra mail, è utile cominciare con qualche frase per rompere il ghiaccio, sia se si parla di mail per professionisti, sia per amici; vale anche per una newsletter di un’agenzia web così come per la comunicazione di un evento.
Mantenere il focus
Mantenere l’attenzione del lettore è cruciale. Per scrivere correttamente una mail è importate impostare il testo in modo che segue una gerarchia delle informazioni che sarà utile per chi legge.
Gli elenchi possono essere un ottimo metodo per mantenere il focus del lettore. Un elenco puntato può essere utile quando abbiamo più domande da porre nella stessa mail, o quando elenchiamo compiti da svolgere, o ancora, quando chiediamo della documentazione.
Per quanto riguarda il modo di scrivere, le indicazioni sono semplici: privilegiare domande chiuse, scrivere periodi brevi, sintesi, sintesi e ancora sintesi! No burocratese, equilibrio tra tu e il lei, evitare le abbreviazioni; cortesia senza esagerare e, soprattutto, scappare dalle maiuscole di riverenza. “PorgerLe” è anacronistico e anche un po’ ruffiano…
La formattazione
La formattazione risulta molto importante in un mondo digital sempre più visuale. Una buona formattazione è utile a distinguere il testo anche in modo visivo.
Il grassetto è un ottimo modo di evidenziare i concetti, ma attenzione: esagerare può confondere il lettore che non saprà più dove porgere lo sguardo. Il corsivo è meglio utilizzarlo solo per i titoli di libri, opere d’arte, progetti.
Il tutto maiuscolo è da evitare, sempre, così come lo è il testo sottolineato: nella scrittura web indica ormai un link.
P.S.
Il post scriptum è un ottima strategia da non sottovalutare. Ereditato direttamente dalla scrittura cartacea, se prima serviva esclusivamente ad aggiungere dei dettagli che si erano dimenticati di scrivere, oggi ricopre invece un ruolo tutt’altro che marginale: di solito infatti, il post scriptum è una frase o un’informazione importante da leggere e che ti permette di scrivere correttamente una email.
Grazie alla velocità con cui scrolliamo le nostre pagine web (e quindi le nostre mail) insieme all’inizio della mail la fine è un altro elemento importante di visualizzazione. In pratica, in una mail, il corpo perde quasi importanza rispetto all’oggetto, l’inizio e la fine.
Gli allegati:
è importante che abbiano nomi espliciti e che la loro presenza sia annunciata nel testo. Inoltre, lungo il testo, è bene dare informazioni sugli allegati o indicare dove si trovano le parti importanti del documento. Soprattutto perché dallo smartphone è sicuramente più scomodo scaricarli e visualizzarli. Avere una guida su come muoversi al loro interno ne semplifica la visualizzazione e la ricezione.
Ultimi consigli pratici
Orari di invio, firma, revisioni per evitare errori sono importanti. Ma anche capire che tipo di mail si vuole inviare: ci sono email di ringraziamento, quelle in cui ci si complimenta e quelle in cui si chiede aiuto. Ci sono email in cui ci sono urgenze da risolvere così come quelle in cui bisogna, purtroppo, comunicare brutte notizie: ognuna di queste email deve avere un tono di voce adatto all’informazione che deve trasmettere.
Seguire questi consigli vi aiuterà a scrivere correttamente un’email per qualsiasi tipo di destinatario. Se invece sei un’azienda e vuoi impostare una campagna di email marketing o vuoi discutere dell’argomento, contattaci.
Noi de La Digital saremo felici di aiutarti!
